Privacyverklaring Notariskantoor Grijmans Dierckxsens
(versie 25 mei 2018)
Op 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in werking getreden. In verband met deze verordening hebben wij deze verklaring opgesteld.
Voor een notariskantoor is niet alleen de AVG belangrijk. Wij zijn ook gehouden aan het bepaalde in de Notariswet die ook voorschrijft dat wij bekend moeten zijn met bepaalde (contact)gegevens van de cliënt en deze gegevens bepaalde termijnen moeten bewaren.
Waar de verordening en de wet strijdig zijn met elkaar prevaleert de Notariswet.
Op de site van ons kantoor www.gdnotaris.nl staat de (actuele) privacyverklaring geplaatst die wij in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) hebben opgesteld. Wij verzoeken u de gepubliceerde privacyverklaring regelmatig op bij aanvang van nieuwe dienstverleningen ten behoeve van u te raadplegen.
Wanneer er sprake is van wezenlijke wijzigingen in ons beleid of in de wet- en regelgeving op dit gebied, zullen wij een duidelijke kennisgeving hierover op de website van ons kantoor publiceren.
Bij aanvang van de dienstverlening aan u door ons kantoor wordt u verzocht ons toestemming te geven om uw gegevens te (blijven) verwerken in het kader van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Ook wordt u gevraagd ons uw contactgegevens op te geven. Daarbij verleent u ons toestemming om - via de opgegeven gegevens - met u te communiceren.
Daarbij kan in overleg een specifieke afspraak met u worden gemaakt over de contactgegevens en het contact tussen u en Notariskantoor Grijmans Dierckxsens (bijvoorbeeld dat u stukken graag gecodeerd wil ontvangen per e-mail of dat u juist alle stukken van ons kantoor per post wil ontvangen).
Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.
Onze dienstverlening
Notariskantoor Grijmans Dierckxsens vraagt uw persoonsgegevens alleen op voor de volgende doelen:
- het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten;
- om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; of
- voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Uw gegevens worden niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt.
Persoonsgegevens worden opgevraagd voor het opmaken van een notariële akte of voor het uitvoeren van een andere opdracht zoals het verzorgen van een bepaald advies.
Regels persoonsgegevens bij notariële akten
Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de akte zetten. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
- De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
- Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens niet kloppen. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
- De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren in bepaalde registers, als de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
- De notaris moet verplicht uw identiteit controleren. Hij moet daarvoor een geldig identiteitsbewijs van u opvragen, De notaris is één van de weinigen die dit ook mag kopiëren met alle gegevens die erop staan.
- Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot de gegevens.
Bewaren van uw persoonsgegevens
Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (denk aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden - volgens de huidige wet - eeuwig bewaard.
Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt kunt u op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van de onderstaande rechten gebruik maken.
Dit doet u door een (liefst schriftelijke) aanvraag via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag inwilligen, zullen wij u eerst identificeren aan de hand van een geldig identiteitsbewijs.
Recht van inzage van de betrokkene
U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens ons kantoor verwerkt, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit beoordelen en u hierover informeren.
Recht op rectificatie
Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, is dat niet (altijd) mogelijk en zal (mogelijk) een nieuwe akte moeten worden opgesteld als aanvulling op de onjuiste akte.
Het kan zijn dat aan uw verzoek tot rectificatie kosten verbonden zijn.
Recht op wissen van bepaalde gegevens (recht op 'vergetelheid')
Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Staan de gegevens in een notariële akte, dan mag de notaris deze niet (altijd) verwijderen en misschien zijn alsdan kosten verbonden aan uw verzoek.
Recht op beperking van de verwerking
Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wil beperken (in afwachting van door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is) kunt u hiervoor een verzoek indienen.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wil overdragen aan een andere dienstverlener kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke notariële plichten zich hiertegen kunnen verzetten.
Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming
Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt. Mocht de notaris om die reden niet aan één van de genoemde verzoeken met betrekking tot uw rechten kunnen voldoen, dan wordt u hiervan schriftelijk op de hoogte gesteld.
Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor
Wanneer u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons
kantoor dan horen wij dit graag via j.grijmans@gdnotaris.nl. U
heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de
Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.